Einen Beleg buchen
In diesem Artikel siehst du, was in der Detailspalte eines Belegs steht und wie aus der Erfassung eine Buchung wird.
Erfassen und buchen sind zwei Schritte. Erfasst ist ein Beleg, sobald die Datei und die Felder stehen; gebucht ist er, sobald er im Journal auftaucht und einen offenen Posten erzeugt hat. Der Unterschied zeigt sich in der Detailspalte.
Die Detailspalte
Ein Klick auf eine Zeile im Blatt Belege öffnet rechts die Details. Oben stehen der Betrag, der Status und die Kurzbeschreibung aus Konto, Kreditor und Text.
Darunter folgen Belegdatum, Zahlungsdatum, Konto und Rechnungsnummer, aufklappbar über Mehr anzeigen der Rest. Weiter unten stehen die Buchungen zu diesem Beleg mit Datum, Text, Kontierung („040100 an 001200") und Betrag, und ganz unten die Belegdatei zum Öffnen.
Die zwei Wege einer Ausgabe
Gegen den Kreditor. Der Normalfall: Der Beleg erzeugt eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten. Er steht als offener Posten auf dessen Kreditorenkonto, bis die Zahlung ihn ausgleicht. So gehört es sich, wenn Rechnung und Zahlung an verschiedenen Tagen liegen.
Direkt gegen die Bank. Bei einer Barzahlung, bei WEG- und SEV-Belegen oder wenn kein Lieferant hinterlegt ist, wird die Ausgabe sofort gegen das Bankkonto gebucht. Dann gibt es keinen offenen Posten, und der Beleg gilt als bezahlt. Verwaltio sagt das in der Detailspalte ausdrücklich dazu.
Der Kreditor kommt ans Objekt
Buchst du einen Beleg mit Kreditor und Immobilie, steht der Kreditor danach am Objekt im Objektmenü unter Kontakte. Dasselbe gilt, wenn du Kreditor oder Immobilie an einem gebuchten Beleg nachträgst. Eine bestehende Zuordnung bleibt, wie sie ist, mit Kundennummer und Vertragsdaten. Hast du die Zuordnung am Objekt gelöst, kommt sie erst mit dem nächsten gebuchten Beleg dieses Kreditors zurück, nicht durch erneutes Speichern eines alten.
Die Buchung ist endgültig
Eine gebuchte Zeile lässt sich nicht mehr ändern. Das ist keine Strenge der Software, sondern § 239 HGB und die GoBD: Was einmal im Journal steht, bleibt nachvollziehbar stehen. Ein falscher Betrag oder ein falsches Konto wird storniert und neu gebucht, nie überschrieben.
Über Bearbeiten unten rechts korrigierst du den Beleg trotzdem. Betrifft die Änderung die Buchhaltung, etwa Betrag, Konto, Datum oder Kreditor, zeigt Verwaltio vorher, welche Buchungszeilen storniert und neu gebucht werden und welche stehen bleiben. Storniert werden nur die geänderten Zeilen, am Datum der ursprünglichen Buchung. Eine neue Beschreibung oder Notiz bucht nichts um und lässt sich immer ändern. Müsste die Änderung eine Buchung in einer festgeschriebenen Periode umbuchen, speichert Verwaltio sie nicht; die Korrektur läuft dann über das Journal.
Unter den Buchungen steht, wie oft der Beleg korrigiert wurde. Die stornierten Zeilen sind ausgeblendet und lassen sich dort einblenden. Den ganzen Beleg stornierst du über das ⋯-Menü seiner Zeile im Blatt Belege.
Prüf im Zweifel die Buchungszeile, nicht den Status. „Bezahlt" heißt nur, dass kein offener Posten mehr besteht. Ob die Ausgabe auf dem richtigen Konto gelandet ist, steht in der Kontierung darunter.
Wie es weitergeht
- Einen Beleg erfassen beschreibt den Schritt davor.
- Eine Buchung stornieren zeigt den einzigen erlaubten Korrekturweg.
- Offene Posten führt, was noch nicht ausgeglichen ist.