Ausgangsrechnungen
In diesem Artikel schreibst du Rechnungen der Verwaltung an Gemeinschaften, Eigentümer oder Dritte und stellst sie.
Nicht jedes Geld fließt vom Mieter zum Eigentümer. Die Verwaltung selbst stellt Rechnungen: über ihre Vergütung, über Sonderleistungen, über Weiterbelastungen. Diese Rechnungen leben im Blatt Ausgangsrechnungen, und sie erfüllen die Pflichtangaben des Umsatzsteuergesetzes.
Das Blatt
Öffne Finanzen, Blatt Ausgangsrechnungen. Drei Reiter: Alle, Entwürfe und Offen.
Jede Zeile nennt Nummer, Empfänger, Datum, Zahlungsziel, Betrag und Status. Rechts stehen die Aktionen, und sie hängen vom Status ab: ein Entwurf lässt sich Stellen oder Löschen, eine gestellte Rechnung führt zu Beleg, Senden und Storno.
Entwurf und gestellte Rechnung
Ein Entwurf hat noch keine Nummer. In der Spalte steht schlicht „Entwurf". Du kannst ihn beliebig ändern und auch wieder löschen.
Stellen vergibt die Nummer aus dem Nummernkreis und macht die Rechnung endgültig. Ab da lässt sie sich nicht mehr ändern, sondern nur noch stornieren, und das Storno bekommt seine eigene Gutschriftsnummer. Eine fortlaufende, lückenlose Nummer ist Pflicht (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG), deshalb geht das nicht anders.
Die Pflichtangaben
Beim Stellen prüft Verwaltio, ob die Rechnung vollständig ist, und nennt im Klartext, was fehlt. Typisch sind zwei Lücken: die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Verwaltung, die unter Einstellungen → Konto hinterlegt wird, und der Zeitpunkt der Leistung, für den der Leistungsmonat genügt.
Woher eine Rechnung kommt
Neue Rechnung legt eine freie Rechnung an: Empfänger, Objekt, Positionen mit Menge, Einzelpreis und Steuersatz. Honorarlauf daneben erzeugt die Verwaltervergütungen aller teilnehmenden Objekte in einem Durchgang. Buchungsseitig lässt sich wählen, ob die Rechnung eine Forderung im Objekt aufbaut oder nur als Dokument entsteht.
Schreib eine Rechnung erst dann, wenn der Empfänger stimmt. Der Rechnungsempfänger lässt sich nach dem Stellen nicht mehr tauschen, und ein Storno mit anschließender Neuausstellung steht dauerhaft in den Büchern.
Wie es weitergeht
- Verwalterhonorare liefert die Grundlage für den Honorarlauf.
- Nummernkreise bestimmt, wie die Rechnungsnummer aussieht.