Die Benutzerverwaltung

Wer darf was, und wer war zuletzt wann drin? Die Benutzerverwaltung beantwortet beides in einer Tabelle und ist damit der richtige Ort für die halbjährliche Kontrolle.

Wo sie liegt

Öffne Einstellungen → Unternehmen → Benutzerverwaltung.

Die Übersicht

Fünf Zahlen: das Unternehmen, die Zahl der Mitglieder, wie viele jetzt online sind, die ausstehenden Einladungen und wie viele mit Schreibrechten arbeiten. Die letzte Zahl ist die interessanteste: sie sollte deutlich kleiner sein als die Mitgliederzahl.

Die Tabelle

Je Zeile: Benutzer mit E-Mail-Adresse, Status (Administrator, Mitglied, eingeladen), letzter Login, 2FA, Module, Rechte und Objekt-Zugriff.

Der grüne Punkt am Avatar zeigt, wer gerade online ist. „Noch nie" beim letzten Login heißt: die Einladung wurde nie angenommen.

Die zwei Knöpfe oben

Einladen schickt eine neue Einladung. Rollen führt zur Rollenverwaltung, in der du Berechtigungsprofile pflegst, statt sie an jeder Person einzeln zu setzen.

Wofür die Seite wirklich da ist

Für die Übergabe und den Austritt. Wenn jemand das Unternehmen verlässt, ist hier der eine Ort, an dem der Zugang endet. Solange die Zeile steht, besteht der Zugriff, auch wenn die E-Mail-Adresse längst abgeschaltet ist.

Geh die Spalte „letzter Login" zweimal im Jahr durch. Ein Zugang, der seit acht Monaten nicht benutzt wurde, gehört entweder deaktiviert oder er ist ein Hinweis darauf, dass jemand mit einem zweiten Konto arbeitet.

Wie es weitergeht

• Rollen und Rechte für die Profile.
• Mitarbeiter auf Objekte begrenzen für den Objekt-Zugriff.
• Sicherheit und 2FA-Pflicht für die Spalte 2FA.