Eine Vorlage anlegen

Eine neue Vorlage entsteht in Verwaltio auf vier Wegen. Du kannst mit einem leeren Blatt beginnen, eine mitgelieferte kopieren, dir eine aus einer Beschreibung entwerfen lassen oder ein bestehendes PDF als Vorbild nehmen. Welcher Weg der richtige ist, hängt davon ab, wie nah das Ziel an etwas liegt, das es schon gibt.

Das Plus in der linken Spalte

Alle Wege beginnen am selben Ort: dem Plus am Kopf der linken Spalte. Ein Klick öffnet das Menü mit den Möglichkeiten.

Leere Vorlage

Der direkte Weg. Du bekommst ein weißes Blatt und ein leeres Formular und baust beides selbst auf. Das lohnt sich, wenn dein Schreiben keinem der mitgelieferten ähnelt. Wie du weitermachst, steht in Das Formular bauen und Das Blatt gestalten.

Eine mitgelieferte kopieren

Schneller geht es fast immer über eine vorhandene Vorlage. Öffne im Menü einer Kachel oder Zeile den Eintrag Duplizieren. Du bekommst eine vollständige Kopie mit dem Zusatz „(Kopie)" im Namen, inklusive Formular, Blatt und Ausgabe-Einstellungen. Das Original bleibt unberührt.

Das ist der empfohlene Weg für eigene Fassungen: Nimm den Mietvertrag, dupliziere ihn, ändere die Klauseln, die bei dir anders lauten, und benenne ihn nach deinem Haus.

Beschreiben lassen

Du sagst in einem Satz, was das Schreiben tun soll, und Verwaltio entwirft dir Formular und Blatt dazu. Der Entwurf ist ein Vorschlag und kein fertiges Dokument: Prüfe ihn, bevor du ihn benutzt, und ändere die Stellen, an denen deine Formulierung anders lautet. Der Entwurf wird als Entwurf angelegt, kann also erst nach dem Aktivieren Dokumente erzeugen.

Aus einem PDF lernen

Hast du ein Schreiben bereits als PDF, liest Verwaltio dessen Textebene und baut daraus eine Vorlage mit echten Bausteinen. Aus Absätzen werden Textbausteine, aus Aufzählungen Tabellen, wiederkehrende Angaben werden als Platzhalter vorgeschlagen. Danach bearbeitest du sie wie jede andere Vorlage.

Wichtig ist der Unterschied zum Vordruck: Hier wird das PDF nachgebaut, es ist danach also veränderbar. Willst du das Original unverändert lassen und nur seine Lücken füllen, ist Einen PDF-Vordruck ausfüllen der richtige Weg.

Standard-Schreiben laden

Hat dein Konto noch keine Schreiben für die Kommunikation, steht im selben Menü der Eintrag Standard-Schreiben laden. Er holt einen fertigen Satz an Briefen und E-Mails in dein Konto: Begrüßung neuer Mieter, Zahlungserinnerung und Mahnung, Betriebskostenabrechnung mit Guthaben oder Nachzahlung, Mieterhöhung, Kündigungsbestätigung, Terminankündigungen und mehr. Sobald Schreiben vorhanden sind, verschwindet der Eintrag wieder.

Name, Beschreibung und Gruppe

Den Namen änderst du im Designer oben. Die Gruppe entscheidet, wo die Vorlage in der linken Spalte einsortiert wird. Schreib den Namen so, wie du im Alltag danach suchen würdest, also eher „Mieterhöhung Mietspiegel Köln" als „Vorlage 3".

Eine Vorlage lässt sich über ihr Menü auch als Datei sichern und in einem anderen Konto wieder einlesen. So gibst du eine gute Fassung an Kolleginnen und Kollegen weiter.