Systemvorlagen anpassen
In diesem Artikel passt du die mitgelieferten Schreiben der App an dein Haus an.
Verwaltio verschickt an vielen Stellen Schreiben, ohne dass du sie vorher siehst: die Zahlungserinnerung aus dem Mahnlauf, die Einladung ins Portal, die Ankündigung einer Zählerablesung. Diese Texte sind Systemvorlagen, und sie gehören dir.
Wo sie liegen
Öffne Einstellungen → Dokumente → Systemvorlagen.
Was eine Systemvorlage ist
Ein Schreiben, das die App selbst auslöst. Es hat einen festen Anlass, feste Platzhalter und einen Text, den du überschreiben kannst. Der Unterschied zum Vorlagen-Workspace: dort baust du eigene Schreiben, hier änderst du die mitgelieferten.
Was du ändern solltest
Den Ton. Die Standardtexte sind bewusst neutral. Wer seine Mieter siezt oder duzt, wer eine bestimmte Anrede führt, passt das einmal an und hat es überall.
Die Ansprechpartner. Wo im Standardtext „Ihre Hausverwaltung" steht, gehört oft ein Name und eine Durchwahl hin.
Die Fristen im Text. Sie müssen mit dem übereinstimmen, was im Mahnwesen oder in der Abrechnung wirklich eingestellt ist.
Was du nicht anfassen solltest
Die Platzhalter. Was in geschweiften Klammern steht, wird beim Versand ersetzt. Wer einen Platzhalter löscht, verschickt ein Schreiben ohne Betrag oder ohne Frist, und das fällt erst beim Empfänger auf.
Lies die Vorlage für die erste Mahnstufe einmal laut. Sie geht an Leute, die meistens nur vergessen haben zu zahlen, und der Standardton ist dafür oft eine Spur zu förmlich. Die zweite Stufe darf dann deutlicher werden.
Wie es weitergeht
- Eine Vorlage anlegen für eigene Schreiben.
- Mahnwesen nutzt mehrere Systemvorlagen.
- Briefpapier und Logo einrichten für das Aussehen.