Elektronische Signaturen
In diesem Artikel verfolgst du elektronisch unterschriebene Vorgänge samt Zertifikat und Beweistrail.
Ein Mietvertrag, ein Übergabeprotokoll, eine Zustimmung zur Modernisierung: alles Fälle, in denen eine Unterschrift gebraucht wird. Wird sie elektronisch geleistet, entsteht daraus ein eigener Nachweis, und der liegt hier.
Wo sie liegen
Öffne Einstellungen → Dokumente → Signaturen. Vier Reiter teilen den Bestand: Alle, Unterschrieben, Ausstehend und Storniert.
Verwaltio sagt oben, worum es geht: alle elektronisch unterzeichneten Vorgänge mit Zertifikat und Beweistrail. Die Zertifikate liegen hier und nicht im Dokumenteneingang, weil sie zum Vorgang gehören und nicht zur Datei.
Was ein Zertifikat enthält
Der Beweistrail hält fest, wer wann von welcher IP-Adresse unterschrieben hat, dazu eine Prüfsumme des unterzeichneten Dokuments. Ändert sich das Dokument danach, passt die Prüfsumme nicht mehr, und genau das ist der Punkt.
Ausstehend und storniert
Ausstehend sind Vorgänge, bei denen noch eine Unterschrift fehlt, etwa weil der zweite Mieter noch nicht unterschrieben hat. Storniert sind zurückgezogene Vorgänge; sie verschwinden nicht, damit nachvollziehbar bleibt, dass es sie gab.
Wo unterschrieben wird
Die Unterschrift entsteht dort, wo der Vorgang läuft: im Übergabeprotokoll auf dem Gerät vor Ort, im Vertragsentwurf über einen Link, in der Eigentümerversammlung beim Protokoll. Auch Werkstatt-Dokumente legen hier Vorgänge an: eine vor Ort gezeichnete Unterschrift, etwa in der Wohnungsgeberbestätigung, oder ein Vorgang für den Vermieter, wenn beim Erstellen „Vom Wohnungsgeber digital unterschreiben lassen“ an war. Ein solcher Vorgang wird beim Erstellen nur angelegt und erst von hier aus verschickt. Diese Seite ist der Nachweis, nicht der Ort der Unterschrift.
Für ein Mietverhältnis über mehr als ein Jahr verlangt § 550 BGB die Schriftform. Eine einfache elektronische Unterschrift genügt dafür nicht; ohne qualifizierte elektronische Signatur gilt der Vertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen. Für Protokolle und Zustimmungen reicht sie dagegen.
Wie es weitergeht
- Wohnungsübergabe und Protokoll als häufigster Fall.
- Revisionssicherheit und Protokoll für die Gegenprobe.