Schreiben bauen und versenden
In diesem Artikel erfährst du, wie du aus einer Vorlage ein Schreiben machst und es als Brief oder E-Mail an deine Empfänger verschickst.
Briefe und E-Mails an Mieter, Eigentümer oder Dienstleister baust du an derselben Stelle wie deine Dokumente. Der Unterschied liegt nur in der Ausgabe: ein Schreiben wird nicht abgelegt, sondern verschickt. Gewählt wird es beim Verfassen einer Nachricht.
Eine Vorlage zum Schreiben machen
Im Tab Ausgabe stellst du unter Wofür auf Schreiben um und wählst den Versandweg: Brief, E-Mail oder beides. Trägst du einen Betreff ein, wird er später als Betreffzeile vorgeschlagen.
Ein Schreiben wird nicht wie ein Dokument ausgefüllt. Es hat kein eigenes Formular, denn seine Werte kommen vom Empfänger, den du beim Versenden wählst.
Brief und E-Mail aus einem Blatt
Bei „Brief und E-Mail" gibt es nur einen Satz Bausteine für beide Wege. Im Designer schaltest du die Ansicht um und siehst, wie derselbe Inhalt als Brief und als E-Mail aussieht. Der Brief bekommt Briefkopf und Anschriftfeld, die E-Mail ihre eigene Gestalt.
Das Schreiben verschicken
Öffne in der Kommunikation eine neue Nachricht, wähle die Empfänger und danach die Vorlage. Der Text erscheint im Editor mit den Werten des Empfängers: Anrede, Name, Anschrift, Mietsache, Beträge. Du kannst vor dem Senden alles noch anpassen, ohne dass die Vorlage sich ändert.
Mehr zum Versand steht in Neue Nachricht schreiben und, für viele Empfänger auf einmal, in Serienbrief an mehrere Empfänger.
Schreiben in Automationen
Auch Automationen greifen auf dieselben Schreiben zu. Eine Regel wie „drei Tage nach Fälligkeit eine Zahlungserinnerung" nimmt deine Vorlage und setzt die Werte des betroffenen Mietverhältnisses ein. Änderst du die Vorlage, ändert sich auch das, was die Automation verschickt.
Wo die Standard-Schreiben herkommen
Ein frisches Konto holt sich über das Plus den Eintrag Standard-Schreiben laden und bekommt damit einen fertigen Satz für den Alltag: Begrüßung, Zahlungserinnerung, zwei Mahnstufen, Betriebskostenabrechnung mit Guthaben oder Nachzahlung, Mieterhöhung, Kündigungsbestätigung, Terminankündigungen, Hinweise zur Hausordnung. Sie gehören danach dir und lassen sich umschreiben.
Formuliere Mahnungen in der Vorlage freundlich und sachlich. Was hier steht, geht so an alle. Der Einzelfall lässt sich beim Versenden immer noch anpassen.