Das Formular bauen

Das Formular ist die Fragenliste, die beim Erzeugen eines Dokuments gestellt wird. Alles, was nicht automatisch aus deinen Stammdaten kommt, fragst du hier ab. Je besser das Formular gebaut ist, desto schneller ist ein Schreiben fertig.

Bereiche, Abschnitte, Felder

Das Formular ist dreistufig aufgebaut. Ein Bereich ist ein Schritt beim Ausfüllen, also eine Seite des Ablaufs. Darin liegen Abschnitte als Überschriften, und darin die einzelnen Felder.

Ein Mietvertrag hat zum Beispiel die Bereiche Mietsache, Mietzeit, Miete und Nebenkosten, Kaution und Schlüssel. Im Bereich Miete liegen dann die Felder Nettokaltmiete, Vorauszahlung Betriebskosten und Vorauszahlung Heizkosten.

Ein Feld anlegen

Über + Feld legst du ein neues an. Jedes Feld hat einen Namen, unter dem es im Blatt erscheint, und eine Art. Die Art entscheidet, was beim Ausfüllen angeboten wird:

• Text für kurze Angaben, Mehrzeiliger Text für ganze Absätze.
• Zahl und Betrag. Der Betrag wird deutsch geschrieben, also 1.234,50 statt 1234.5.
• Datum mit Kalenderauswahl, Uhrzeit für Termine.
• Auswahl und Mehrfachauswahl, wenn nur bestimmte Antworten in Frage kommen.
• Ja/Nein für einen Schalter, zum Beispiel „Haustiere erlaubt".
• Berechnung für einen Wert, der sich aus anderen Feldern ergibt. Siehe Bedingungen und Berechnungen.

Schlüssel, Pflicht und Hinweis

Jedes Feld trägt einen Schlüssel, also einen kurzen technischen Namen wie kaltmiete. Mit ihm setzt du den Wert als Platzhalter ins Blatt. Verwaltio schlägt ihn aus dem Feldnamen vor; du kannst ihn ändern, solange er eindeutig bleibt.

Ein Pflichtfeld muss beim Ausfüllen beantwortet werden, sonst lässt sich das Dokument nicht erzeugen. Setze das sparsam und nur dort, wo ein leerer Wert das Schreiben wirklich unbrauchbar macht.

Der Hinweis steht klein unter dem Feld. Er ist der beste Ort für alles, was man sonst nachfragen müsste, etwa „ohne Betriebskosten" oder „Datum der Übergabe, nicht des Vertragsbeginns". Der Beispieltext im Feld zeigt im leeren Feld, wie die Angabe aussehen soll.

Und statt zu fragen, kannst du aus einem Datensatz vorbelegen: Quelle und Feld wählen, dann steht der Wert beim Ausfüllen schon da und bleibt überschreibbar.

Wiederholgruppen

Manche Angaben gibt es nicht einmal, sondern beliebig oft: Handwerkerrechnungen in einer Modernisierungsmieterhöhung, Schlüssel in einem Übergabeprotokoll, Positionen in einem Auftrag. Dafür gibt es die Wiederholgruppe. Du legst die Felder einer Zeile einmal an, und beim Ausfüllen fügt man so viele Zeilen hinzu, wie gebraucht werden.

Im Blatt zeigst du die Gruppe als Tabelle und rechnest mit ihr, zum Beispiel mit der Summe aller Beträge. Wie das geht, steht in Bedingungen und Berechnungen.

Zeilen aus den Stammdaten. Eine Wiederholgruppe muss nicht leer starten. Du kannst sie an eine Liste einer Datenquelle binden, dann kommt je Eintrag eine fertige Zeile. Die Einheit liefert zum Beispiel ihre Zähler (Art, Nummer, Standort, letzter Stand mit Ablesedatum) und ihren Schlüsselbestand; das Mietverhältnis liefert alle Mietparteien. Im Übergabeprotokoll heißt das: die Zähler der Wohnung stehen schon da, ihr tragt nur noch den heutigen Stand ein. Mehr dazu in Datenquellen und Platzhalter.

Zwei Zeilen als eine Partei. In Verträgen kommt es vor, dass zwei Personen als eine Partei auftreten: ein Ehepaar steht im Mietvertrag unter einer Nummer, mit einer Anrede und einer Anschrift. Trägt die Wiederholgruppe diese Möglichkeit, steht beim Ausfüllen ab der zweiten Zeile ein Häkchen: Mit Mietpartei 1 zusammen aufführen. Dann werden die Werte verbunden, gleiche Angaben stehen einmal da („Max und Erika Mustermann, Musterweg 1"), und die Vorlage kann eine gemeinsame Anrede vorgeben, etwa „Eheleute".

Im System bleiben es zwei Personen: zwei Kontakte, zwei Datensätze, zwei Unterschriften. Zusammengefasst wird nur die Darstellung im Dokument, und zwar je Vorgang - beim nächsten Vertrag entscheidest du neu.

Reihenfolge und Ordnung

Bereiche, Abschnitte und Felder lassen sich mit den Pfeilen verschieben. Sortiere sie so, wie du die Angaben im Gespräch erheben würdest. Wer beim Ausfüllen dreimal zwischen zwei Schritten hin und her springen muss, hat ein Formular, das noch nicht fertig ist.

Ein Feld, das an einer Datenquelle hängt, brauchst du gar nicht zu fragen. Prüfe vor jedem neuen Feld, ob der Wert nicht schon in den Stammdaten steht.