Dokumentenablage und Ordner

In der Ablage liegen alle Dokumente deiner Verwaltung an einem Ort: Verträge, Abrechnungen, Rechnungen, Schriftverkehr und Fotos. Verwaltio sortiert sie automatisch nach Immobilie, Einheit und Kontakt vor und gibt dir pro Objekt eine fertige Ordnerstruktur. Bei Bedarf legst du beliebig eigene Ordner und Unterordner an.

Wo du startest

Du erreichst die Ablage über Dokumente in der Kopfzeile und dann Meine Ablage. Auf der obersten Ebene siehst du zwei automatische Ordner: Immobilien und Kontakte. Sie sind keine leeren Hüllen, sondern bündeln alles, was zu deinen Objekten und Personen gehört.

Schritt 1: Durch die Struktur navigieren

Über Immobilien gelangst du zu deinen Objekten, von dort in das einzelne Objekt. Jedes Objekt bringt bereits eine sinnvolle Ordnerstruktur mit: oben die Einheiten des Hauses, darunter Themenordner wie Verträge, Korrespondenz, Rechnungen, Versicherungen, Pläne und Grundrisse oder Wartung und Instandhaltung. So findest du ein Dokument immer dort, wo du es vermutest. Über die Pfadanzeige am oberen Rand springst du jederzeit eine Ebene zurück.

Schritt 2: Einen eigenen Ordner anlegen

Reichen die vorgegebenen Ordner nicht, legst du eigene an. Klicke dazu in der gewünschten Ebene auf Ordner. In der Ansicht gibst du den Ordnernamen ein. Oben siehst du den Hinweis, wo der Ordner angelegt wird, sodass du ihn an der richtigen Stelle erstellst.

Schritt 3: Unterordner verschachteln

Ordner lassen sich verschachteln. Öffne einen Ordner und lege darin über Ordner einen weiteren an. So baust du dir eine feine Gliederung, etwa einen Ordner für die Eigentümerversammlung und darin Unterordner je Jahrgang. Die Pfadanzeige oben zeigt dir immer, wie tief du dich befindest. Verwaltio erlaubt bis zu fünf Ebenen.

Was du dir merken solltest

Die automatischen Ordner für Immobilien, Einheiten und Kontakte kannst du nicht löschen, sie halten deine Stammdaten sauber zusammen. Deine selbst angelegten Ordner verwaltest du frei: umbenennen, verschieben oder löschen. Lädst du ein Dokument auf einer Objekt- oder Kontaktseite hoch, landet es automatisch im passenden Ordner dieses Datensatzes.

Du musst Dokumente nicht von Hand einsortieren. Vieles legt Verwaltio automatisch ab: Eine erfasste Rechnung wandert zum Beleg, eine generierte Abrechnung zum Objekt. Eigene Ordner brauchst du nur für Unterlagen, die keiner Automatik folgen.

Wie es weitergeht

• Ein Dokument im Portal freigeben zeigt, wie ein Mieter oder Eigentümer es zu sehen bekommt.
• Dokumente finden sucht im Inhalt, nicht nur im Namen.