Dokumente finden

Irgendwann sucht jeder ein Dokument, dessen Namen er nicht mehr weiß. Die Dokumentensuche greift dafür nicht nur auf Dateinamen zu, sondern auf den Inhalt jedes PDF.

Wo sie liegt

Im Bereich Dokumente führt Suche hinein. Links stehen die Filter, rechts die Treffer.

Die drei Filter

• Volltext sucht im Inhalt. Eine Rechnungsnummer, ein Name, ein Stichwort aus einem Vertrag: alles, was im Dokument steht, ist auffindbar, auch wenn es nur als Scan vorliegt.
• Klassifizierung engt auf einen Dokumenttyp ein.
• Zeitraum mit Von und Bis.

Der Knopf Suchen unten startet die Abfrage. Oben rechts schaltest du zwischen Liste, Karten und Tabelle.

Warum Volltext funktioniert

Jedes hochgeladene Dokument läuft durch die Texterkennung. Ein eingescannter Mietvertrag von 2018 ist damit nach dem Namen des Mieters durchsuchbar, obwohl er als Bild vorliegt. Bei sehr schlechten Scans stößt das an Grenzen, aber im Normalfall funktioniert es.

Die andere Suche

Für den schnellen Sprung gibt es die globale Suche in der Topbar. Sie findet Objekte, Kontakte, Belege und Seiten, aber sie sucht nicht im Inhalt von Dokumenten. Wer eine Rechnungsnummer sucht, ist hier richtig; wer zur Lindenstraße will, dort.

Kombiniere Volltext mit dem Zeitraum, nicht mit der Klassifizierung. Der Typ ist oft nicht so gepflegt, wie man denkt, und ein falsch klassifiziertes Dokument fällt dann aus dem Ergebnis, obwohl der Suchbegriff darin steht.

Wie es weitergeht

• Dokumentnamen nach Vorlage machen die Suche oft überflüssig.
• Die globale Suche für alles andere.