Dokument-Workflows

Neunzig Prozent der eingehenden Rechnungen sind unstrittig. Sie einzeln anzusehen kostet Zeit, die bei den restlichen zehn Prozent fehlt. Ein Workflow zieht die Grenze und lässt den Rest durchlaufen.

Wo sie liegen

Öffne Einstellungen → Dokumente → Workflows. Der Knopf Neue Regel legt eine an.

Verwaltio nennt gleich das Beispiel, um das es geht: Rechnungsbetrag unter 5.000 Euro geht automatisch in die Freigabe.

Wie eine Regel aufgebaut ist

Ein Auslöser: ein Dokument kommt herein, mit einem bestimmten Typ, von einem bestimmten Absender oder für ein bestimmtes Objekt.

Eine Bedingung: der Betrag, der Kreditor, das Objekt. Ohne Bedingung träfe die Regel alles.

Eine Aktion: zur Freigabe schicken, jemandem zuweisen, ablegen, eine Wiedervorlage setzen.

Wofür sich das lohnt

• Betragsgrenzen: alles über 5.000 € geht an die Geschäftsführung, der Rest läuft.
• Zuständigkeiten: Rechnungen eines bestimmten Objekts gehen an die dafür zuständige Person.
• Vertragsfristen: jeder neue Vertrag bekommt automatisch eine Wiedervorlage drei Monate vor Ablauf.

Was ein Workflow nicht ist

Er ist keine Buchung. Ein Workflow bewegt ein Dokument und löst eine Aufgabe aus; er kontiert nichts und zahlt nichts. Für das Buchen gibt es die Vorkontierungs-Regeln, und die arbeiten auf Bankumsätzen, nicht auf Dateien.

Fang mit einer einzigen Regel an, und zwar mit der Betragsgrenze. Sie bringt den größten Zeitgewinn und hat die klarste Bedingung. Wer mit fünf Regeln startet, weiß bei der ersten Überraschung nicht, welche zugeschlagen hat.

Wie es weitergeht

• Freigaben und Wiedervorlagen ist das Ziel der meisten Regeln.
• Eine Automation bauen für Abläufe jenseits der Dokumente.