Ein Dokument im Portal freigeben

Im Portal sieht ein Mieter oder Eigentümer nur, was du ihm ausdrücklich freigibst. Die Freigabe gilt je Dokument, für alle Mieter oder Eigentümer oder für einzelne Personen, und sie lässt sich jederzeit wieder entziehen.

Wo du sie findest

Öffne Dokumente und links das Archiv. Klicke ein Dokument mit der rechten Maustaste an oder öffne sein Menü über die drei Punkte. Im Menü steht Portal.

Denselben Eintrag findest du an jeder Dokumentenliste, etwa in den Dokumenten eines Objekts oder eines Kontakts.

Wer zur Auswahl steht

Der Dialog listet die Personen, die mit dem Dokument zu tun haben: die Mieter und Eigentümer des verknüpften Objekts oder der Einheit sowie einen direkt verknüpften Kontakt. Liegt ein Dokument in keinem dieser Ordner, bleibt die Liste leer. Verschiebe es dann in den Ordner des Objekts, der Einheit oder des Kontakts, dann erscheinen die Personen. Mieter stehen nur mit laufendem Mietverhältnis darin. Hast du einer Person, die inzwischen ausgezogen ist, ein Dokument einzeln freigegeben, steht sie mit „nicht mehr verknüpft“ in der Liste, damit du die Freigabe entziehen kannst.

Für alle oder für einzelne Personen

Oben stehen zwei Schalter: Alle Mieter und Alle Eigentümer des Objekts bzw. der Einheit. Damit sieht jeder, der dort wohnt oder eine Wohnung hält, das Dokument, auch wer erst später einzieht oder kauft. Das ist der richtige Weg für Hausordnung, Protokolle oder die Gesamtabrechnung. Die beiden Schalter stehen auch dann da, wenn gerade niemand dort wohnt; die Freigabe gilt für künftige Mieter und Eigentümer. Ist das Dokument selbst keinem Objekt und keiner Einheit zugeordnet und liegt nur im Ordner, fehlen sie: freigeben geht dann nur je Person. Hast du Dokumente für Mieter oder Eigentümer im Portal abgeschaltet, steht das unter dem jeweiligen Schalter.

Darunter steht jede Person mit dem, was sie tatsächlich sieht. Wer das Dokument über einen der oberen Schalter sieht, trägt den Vermerk „sieht es über ‚Alle Mieter‘“, sein eigener Schalter ist dann gesperrt. Mit dem Schalter einer einzelnen Person gibst du ein Dokument nur ihr frei, etwa eine Jahresabrechnung nur dem Eigentümer, dem sie gehört.

Gehört ein Dokument einer bestimmten Person, etwa ein Mietvertrag, sieht es auch über die oberen Schalter nur diese Person. Ein Dokument einer einzelnen Wohnung sehen nur die Mieter und Eigentümer dieser Wohnung, nicht das ganze Haus.

Wer es schon geöffnet hat

Bei jeder Person steht, ob und wann sie das Dokument im Portal geöffnet hat. Das ersetzt die Frage, ob ein Schreiben angekommen ist. Personen ohne Portal-Zugang sehen das Dokument erst nach der Einladung; der Link einladen neben dem Namen bringt dich direkt zum Kontakt.

Gib ein Dokument erst frei, wenn es endgültig ist. Im Portal sieht der Empfänger immer die aktuelle Datei, und eine zurückgezogene Freigabe erklärt nicht, was er vorher gelesen hat.

Nicht zu verwechseln

Die Portal-Freigabe entscheidet, wer ein Dokument von außen sehen darf. Die Freigaben und Wiedervorlagen sind etwas anderes: dort geht es um die interne Entscheidung, ob eine Rechnung bezahlt wird.

Wie es weitergeht

• Das Mieterportal zeigt, was dein Mieter danach sieht.
• Das Eigentümerportal zeigt dasselbe aus Sicht des Eigentümers.
• Dokumentenablage und Ordner erklärt, warum der richtige Ordner darüber entscheidet, wer hier zur Auswahl steht.