Dokumentnamen nach Vorlage

„Scan_20260916_0042.pdf" sagt nichts. „Rechnung 2026-0042 vom 16.09.2026 Hausmeisterservice Huber" sagt alles. Verwaltio baut diesen Namen selbst, nach einer Vorlage, die du einmal festlegst.

Wo es liegt

Öffne Einstellungen → Dokumente → Namen. Oben schaltest du die automatische Benennung an oder aus. „Beim Sichten sofort vorschlagen" füllt den Namen im Eingang aus, sobald die Art feststeht; ohne den Schalter holst du den Vorschlag mit dem Zauberstab neben dem Namen.

Belege und Dokumente

Die Vorlagen stehen in zwei Abschnitten, genau so, wie der Eingang sortiert:

• Belege: eine Vorlage „Rechnung / Gutschrift" für alles, was du beim Sichten als Rechnung einordnest. Bei einer Gutschrift heißt die Dokumentart im Namen „Gutschrift".
• Dokumente: je eine Vorlage für Vertrag, Angebot, Mahnung, Abrechnung, Versicherung, Protokoll, Schreiben und Sonstiges. Welche Art ein Dokument ist, erkennt die KI beim Sichten.

Neben jeder Art steht ein Beispiel, wie ein Name damit aussieht. Mit dem Schalter rechts nimmst du eine Art aus der Benennung heraus: Dokumente dieser Art behalten dann ihren Namen.

Eine Vorlage bearbeiten

Klappe eine Art auf. Die Vorlage ist eine Zeile wie ein Textfeld: Text tippst du direkt hinein, auch Leerzeichen, Unterstriche oder Bindestriche. Felder stehen darin als graue Bausteine. Ein Klick auf einen Baustein darunter setzt ihn an die Schreibmarke, mit Abstand zum Nachbarn; die Rücktaste löscht ihn wieder. Leerzeichen zeigt die Zeile als feinen Punkt, so siehst du, wo Teile getrennt und wo sie zusammengeschrieben sind.

Die Bausteine kommen aus drei Quellen:

• Stammdaten: Dokumentart, Objekt, Einheit, Kontakt und das heutige Datum.
• Aus dem Dokument: Dokumentdatum, Nummer, Aussteller, Betreff, Betrag, Zeitraum, Vertrags-, Kunden- und Zählernummer, Aktenzeichen oder Steuernummer. Diese Werte liest die KI aus dem Dokument.
• Aus der Buchung: das Buchungskonto, nur in der Vorlage für Rechnungen.

Unter der Zeile steht ein Beispiel mit Musterwerten. Gespeichert wird, sobald du die Zeile verlässt. „Auf Standard zurücksetzen" erscheint, wenn deine Vorlage vom Standard abweicht.

Wenn ein Wert fehlt

Text vor einem Feld gehört zu diesem Feld. Bleibt das Feld leer, entfällt der Text mit: aus „Rechnung 2026-0042 vom 30.04.2026 Stadtwerke" wird ohne Datum „Rechnung 2026-0042 Stadtwerke", nicht „… vom Stadtwerke". Schreib Bezeichnungen wie „RG", „vom" oder „Vertragsnummer" deshalb direkt vor das Feld, zu dem sie gehören.

Belege bekommen ihren Namen beim Verbuchen

Beim Sichten kennt Verwaltio eine Rechnung nur aus dem Dokument. Wenn du sie verbuchst, direkt oder über die Freigabe, bildet Verwaltio den Namen nach derselben Vorlage neu. Nummer, Belegdatum, Aussteller, Betrag, Leistungszeitraum, Kundennummer und das Buchungskonto kommen dann aus der Buchung, Felder wie Betreff oder Vertragsnummer aus dem, was die KI beim Sichten gelesen hat. Das Buchungskonto steht als „040100 Hausmeister" im Namen; ist ein Beleg auf mehrere Konten aufgeteilt, stehen nur die Nummern da.

Ist die Benennung oder die Vorlage für Rechnungen ausgeschaltet, heißt ein verbuchter Beleg wie bisher „Beleg: Kreditor · Rechnungsnummer".

Eine geänderte Vorlage wirkt auf neue Dokumente. Was schon abgelegt ist, behält seinen Namen. Ändere eine Vorlage deshalb am besten zum Jahreswechsel, sonst stehen in einem Ordner zwei Schreibweisen nebeneinander.

Wie es weitergeht

• Den Dokumenteneingang sichten: dort entsteht der Name.
• Dokumentenablage und Ordner für die Struktur.
• Dokumente finden, wenn es doch mal die Suche sein muss.