Freigaben und Wiedervorlagen
In diesem Artikel schickst du ein Dokument zur Freigabe und setzt eine Wiedervorlage.
Manche Dokumente darf nicht jeder durchwinken: eine Rechnung über 8.000 €, ein neuer Verwaltervertrag, eine Kündigung. Die Freigabe schiebt genau diese Fälle an die Person, die entscheiden darf, und dokumentiert die Entscheidung.
Die Freigaben
Im Bereich Dokumente führt Freigaben hinein. Drei Listen teilen den Bestand: Mir zugewiesen, Von mir gestartet und Alle. Zwei Reiter trennen offen von erledigt.
Eine Freigabe hat ein Ziel, einen Fälligkeitszeitpunkt und einen Ausgang: freigegeben oder abgelehnt, jeweils mit Zeitstempel und Person. Genau das ist bei der nächsten Prüfung die Antwort auf „wer hat das bewilligt?".
Die Wiedervorlagen
Daneben liegt Wiedervorlagen: Dokumente, die zu einem bestimmten Tag wieder auf den Tisch sollen.
Typische Fälle: ein Vertrag, dessen Kündigungsfrist in sechs Monaten läuft. Ein Angebot, das bis Ende des Monats gilt. Eine Police, die zum Jahreswechsel geprüft werden soll.
Der Unterschied
Eine Freigabe braucht eine Entscheidung von jemand anderem. Eine Wiedervorlage braucht nur Zeit. Beides in denselben Topf zu werfen, führt dazu, dass man die eine Sorte ständig sieht und die andere nie.
Automatisch auslösen
Freigaben lassen sich von einer Regel starten, etwa: jede Rechnung über 5.000 € geht automatisch in die Freigabe. Das steht unter Einstellungen → Dokumente → Workflows.
Setz für jede Freigabe eine Frist. Eine Freigabe ohne Fälligkeit steht am Monatsende noch da, und die Rechnung darunter ist inzwischen überfällig.
Wie es weitergeht
- Dokument-Workflows lösen Freigaben automatisch aus.
- Den Dokumenteneingang sichten ist der Schritt davor.