Den Dokumenteneingang sichten

Der Eingang ist der Trichter, durch den jedes Dokument läuft, bevor es in der Ablage liegt. Wer ihn täglich leert, hat eine gepflegte Ablage; wer ihn liegen lässt, sucht später.

Der Aufbau

Im Bereich Dokumente führt Eingang hinein. Links stehen die Fächer, oben drei Reiter: Offen, Zurückgestellt und Verworfen.

Je Zeile: Dateiname, Absender, Typ, der Vorschlag der Texterkennung, wann es eingegangen ist und der Knopf Zuordnen.

Woher die Dokumente kommen

Per E-Mail. Jedes Fach hat eine eigene Adresse, etwa dokumente.deinkonto@…. Was dorthin geschickt wird, landet automatisch im Fach; unklare Eingänge gehen in das Fach „Allgemein". Diese Adresse gibst du deinen Lieferanten, dann kommen Rechnungen direkt an.

Per Hochladen. Der Knopf oben rechts nimmt Dateien vom Rechner.

Aus dem Scanner, wenn er an eine dieser Adressen schickt.

Der Vorschlag

Verwaltio liest jedes Dokument und schlägt Typ, Objekt und Ablageort vor. Steht dort „Kein Vorschlag", war die Datei nicht lesbar oder es fehlte der Bezug; dann entscheidest du.

Die drei Wege

Zuordnen ist der Normalfall: Objekt, Einheit oder Kontakt wählen, und das Dokument wandert in die Ablage. Zurückstellen legt es beiseite, wenn eine Rückfrage offen ist. Verwerfen ist für Werbung und Doppelungen, und es löscht nicht, sondern legt beiseite.

Gib die Fach-Adresse an deine Lieferanten weiter, statt Rechnungen von Hand hochzuladen. Eine Rechnung, die direkt im Eingang landet, ist schon halb erfasst; eine, die erst im Mailpostfach liegt, wird vergessen.

Wie es weitergeht

• Dokumentnamen nach Vorlage bestimmt, wie es heißt.
• Dokumentenablage und Ordner für das Ziel.
• Einen Beleg erfassen für Rechnungen.