Datenquellen und Platzhalter

Der größte Gewinn einer Vorlage liegt darin, dass du Namen, Adressen und Beträge nicht abtippst. Verwaltio holt sie aus den Stammdaten. Dafür sorgen zwei Dinge: die Datenquellen der Vorlage und die Platzhalter im Blatt.

Was eine Datenquelle ist

Eine Datenquelle sagt der Vorlage, worauf sie sich bezieht. Beim Erzeugen eines Dokuments wählst du dann einen konkreten Datensatz aus, und alle Felder dieser Quelle sind gefüllt.

Zur Auswahl stehen Mietverhältnis, Objekt, Einheit, Kontakt, Eigentumsverhältnis, Vermieter, Dienstleister, Eigenes Unternehmen und Buchhaltung. Eine Mietbescheinigung hängt am Mietverhältnis, eine Hausordnung am Objekt, ein Reparaturauftrag am Dienstleister.

Den Vermieter wählst du nicht eigens aus, er folgt aus dem Mietverhältnis: Vermieter ist der Eigentümer der Einheit oder des Objekts, bei mehreren Eigentümern alle gemeinsam. Gibt es keinen Eigentümer, ist es dein eigenes Unternehmen. Die Quelle sagt auch, ob die Hausverwaltung vertritt, und liefert das Mietkonto: zuerst das Objektkonto, dann das Konto des Eigentümers. Das Geschäftskonto der Verwaltung wird nur Mietkonto, wenn es keinen Eigentümer gibt. Die mitgelieferten Mietverträge nutzen diese Quelle.

Eine Quelle hinzufügen

Im Formular-Tab steht links oben Datenquellen mit einem Plus. Du wählst die Art und gibst der Quelle einen Namen, unter dem sie in der Vorlage angesprochen wird. Danach stehen ihre Felder im Platzhalter-Menü bereit.

Eine Vorlage darf mehrere Quellen haben. Ein Reparaturauftrag nutzt zum Beispiel den Dienstleister für die Anschrift und das Mietverhältnis für den Zugang zur Wohnung.

Eine Quelle liefert auch Listen

Neben einzelnen Feldern hat eine Quelle Listen: die Einheit kennt ihre Zähler und ihren Schlüsselbestand, das Mietverhältnis alle Mietparteien. Eine Liste füllt keinen einzelnen Platzhalter, sondern eine Wiederholgruppe oder einen Datenlisten-Baustein im Blatt, je Eintrag eine Zeile.

Beim Ausfüllen stehen diese Zeilen fertig da und lassen sich ändern. Ein Übergabeprotokoll zeigt so alle Zähler der Wohnung mit Nummer, Standort und letztem Stand; einzutragen ist nur noch der heutige Wert. Geladen wird eine Liste nur, wenn die Vorlage sie auch benutzt.

Platzhalter im Blatt

Ein Platzhalter ist eine Stelle im Text, an der später ein Wert steht. Geschrieben wird er in doppelten geschweiften Klammern, zum Beispiel {{mieter_name}}. Im Designer siehst du ihn als kleine Kachel, im fertigen PDF steht der echte Wert.

Du musst dir keinen Namen merken: Im Designer öffnest du rechts die Spalte Platzhalter und klickst den gewünschten an, dann wird er an der Cursorstelle eingefügt. Dort stehen die Felder deines Formulars, die Felder der Datenquellen und die Angaben deines Unternehmens nebeneinander.

Was passiert, wenn ein Wert fehlt

Bleibt ein Feld leer, bleibt die Stelle im Blatt leer. Damit daraus keine halben Sätze werden, kannst du ganze Abschnitte an eine Bedingung hängen: der Absatz erscheint nur, wenn der Wert da ist. Das steht in Bedingungen und Berechnungen.

Eigene Werte und Ersatzwerte

Für einzelne Dokumente lässt sich ein Platzhalter überschreiben, ohne die Stammdaten zu ändern. Und für den Fall, dass ein Wert grundsätzlich fehlen kann, gibst du einen Ersatzwert an, der dann an seiner Stelle steht.

Wenn im Designer unter einer Vorlage viele Warnungen zu unbekannten Platzhaltern stehen, fehlt meist nur die passende Datenquelle. Füge sie hinzu, und die Meldungen verschwinden.