Eine Buchung stornieren

Irgendwann bucht jeder etwas falsch: falscher Betrag, falsches Konto, falscher Monat. In Verwaltio wird eine Buchung dann nie überschrieben, sondern storniert und neu gebucht. Auch wer einen gebuchten Beleg bearbeitet, löst genau das aus, nur eben für die Zeilen, die sich ändern.

Warum nicht einfach ändern

Buchungen sind unveränderlich. § 239 Abs. 3 HGB verlangt, dass eine Eintragung nicht so verändert wird, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist; die GoBD sagen dasselbe für die digitale Buchführung. Eine stillschweigend korrigierte Zeile wäre eine Buchführung, der niemand mehr ansieht, was wirklich passiert ist.

Wie ein Storno aussieht

Das Storno ist eine eigene Buchung, die die alte spiegelbildlich aufhebt: dieselben Konten, dieselben Beträge, Soll und Haben vertauscht. Im Journal steht sie mit dem Typ Storno, und der Buchungstext beginnt mit STORNO:, gefolgt vom Text der ursprünglichen Buchung.

Beide Zeilen bleiben stehen. In der Summe heben sie sich auf, aber die Spur ist lesbar.

Der Weg im Journal

Im Journal steht im ⋯-Menü einer Zeile Stornieren. Es öffnen sich die Details der Buchung mit dem Feld Storno-Grund. Der Grund ist Pflicht und landet im Buchungstext des Stornos. Mit Storno buchen entsteht die Gegenbuchung, datiert auf heute. Danach erfasst du die richtige Buchung neu.

Für mehrere Buchungen schaltest du oben die Mehrfachauswahl ein, markierst die Zeilen und wählst in der Leiste unten unter ⋯ Stornieren. Ein Grund gilt dann für alle.

Einen gebuchten Beleg korrigieren

Gehört die falsche Buchung zu einem Beleg, korrigierst du am besten den Beleg selbst: Bearbeiten, Betrag, Konto oder Datum ändern, speichern. Bevor etwas passiert, zeigt Verwaltio, was die Änderung bucht: wie viele Buchungszeilen storniert und neu gebucht werden, welche unverändert bleiben und was mit der Zahlung geschieht.

Storniert werden nur die Zeilen, die sich wirklich ändern. Eine Zahlung bleibt stehen, solange sie weiter zum Beleg passt. Das Storno trägt dabei das Datum der ursprünglichen Buchung, sonst stünde der Betrag in Auswertungen über den Jahreswechsel zweimal da. Änderungen an Beschreibung, Notiz oder Belegdatei buchen gar nichts um.

Der ganze Beleg lässt sich über das ⋯-Menü seiner Zeile im Blatt Belege stornieren. Dann verschwindet er aus der Belegliste; seine Buchungen und das Storno bleiben im Journal stehen.

Was ein Storno auslöst

Offene Posten kommen zurück. War die Buchung eine Zahlung, ist die Forderung danach wieder offen und taucht erneut in den offenen Posten auf. Abrechnungen ändern sich nicht rückwirkend. Eine festgestellte Jahresabrechnung oder ein beschlossener Wirtschaftsplan bleiben gesperrt; was dort eingeflossen ist, bleibt dort.

Festgeschriebene Perioden

In eine festgeschriebene Periode bucht nichts mehr, auch kein Storno mit Datum darin. Für Buchungen auf Sachkonten bieten die Details deshalb Über offene Periode korrigieren an: Gegenbuchung und richtige Buchung entstehen in der offenen Periode, das Leistungsdatum bleibt das der ursprünglichen Buchung. Statt des Bankkontos läuft die Korrektur über einen Durchlaufposten, denn das Geld ist wirklich geflossen.

Das Storno aus dem Journal geht ebenfalls, weil es auf heute datiert. Vorsicht bei Buchungen mit Bankumsatz: das Storno gibt den Umsatz wieder frei, eine neue Zuordnung würde aber am Umsatzdatum buchen, also in der festgeschriebenen Periode. Das lehnt Verwaltio ab, und der Umsatz bliebe offen. Solche Fälle klärst du vor dem Festschreiben oder nach einer protokollierten Entsperrung.

Einen Beleg aus einer festgeschriebenen Periode bucht Verwaltio nicht um, weil Storno und Neubuchung dort im alten Zeitraum lägen. Die Änderung wird dann nicht gespeichert, und die Korrektur läuft über das Journal.

Korrekturen im Journal

Ein storniertes Original und sein Storno heben sich auf. Stehen beide im angezeigten Zeitraum, falten Journal und Kontoblatt das Paar standardmäßig zusammen. Im Journal steht oben dann etwa 3 Korrekturen ausgeblendet, ein Klick darauf zeigt jede Zeile einzeln, und im Filter stellst du es unter Korrekturen zurück. Im Kontoblatt liegt dieselbe Wahl im ⋯-Menü. Sie gilt für beide Ansichten gemeinsam.

Ausgeblendet heißt nicht gelöscht. Das Kontoblatt als PDF und der DATEV-Export enthalten weiter jede Zeile. Am Beleg steht, wie oft er korrigiert wurde; blendest du dort die stornierten Buchungen ein, steht jede Korrektur mit Datum, Zahl der ersetzten Zeilen und Grund darunter.

Schreib einen Grund, den man in einem halben Jahr noch versteht. „Falsch" hilft niemandem, „Zahlendreher, richtig sind 1.240 €" oder „falscher Mieter, gehört zu Whg. 3" schon.

Wie es weitergeht

• Das Journal zeigt Storno und Neubuchung nebeneinander.
• Periodenabschluss erklärt, wann ein Zeitraum festgeschrieben wird.