Periodenabschluss

Solange eine Periode offen ist, kann in ihr gebucht und korrigiert werden. Das ist praktisch, bis eine Abrechnung raus ist oder der Steuerberater den Jahresabschluss gemacht hat. Danach soll sich nichts mehr bewegen, und genau das ist die Festschreibung.

Die Übersicht

Öffne Buchhaltung, Blatt Periodenabschlüsse. Dort stehen alle Objekte untereinander, oben wählst du das Jahr. Je Objekt siehst du, bis wann es festgeschrieben ist, ob das gewählte Jahr noch offen ist und wie viele Buchungen darin liegen, und ob die Abrechnung des Jahres fertig ist: Betriebskostenabrechnung versendet oder Jahresabrechnung der WEG beschlossen.

Die Reiter sortieren vor: Offen sind Objekte mit Buchungen im Jahr, das noch nicht festgeschrieben ist. Abrechnung fertig sind die davon, deren Abrechnung schon raus ist. Das sind die Kandidaten, die du jetzt festschreiben kannst.

Mehrere Objekte festschreiben

Markiere die Objekte und klicke unten in der Leiste Festschreiben. Der Dialog schlägt als Stichtag den 31.12. des gewählten Jahres vor und prüft jedes Objekt sofort, bevor etwas passiert.

Die Vorprüfung meldet je Objekt, was noch offen ist: nicht ausgeglichene Transitkonten, Bankumsätze bis zum Stichtag ohne Zuordnung und Belege ohne Buchung. Ein Objekt, das schon bis zu diesem Tag oder später festgeschrieben ist, wird übersprungen. Objekte mit Meldungen schreibst du erst fest, wenn du das ausdrücklich ankreuzt. Der Knopf zählt, wie viele Objekte der Klick wirklich festschreibt, und am Ende steht je Objekt, was passiert ist.

Was die Festschreibung bewirkt

Ab dann bucht nichts mehr in den Zeitraum bis zum Stichtag: keine neue Buchung, kein Storno mit Datum darin, keine Korrektur eines Belegs, die dort umbuchen müsste. Das gilt auch für alles, was Verwaltio selbst bucht. Die GoBD nennen das Festschreibung; sie ist das Mittel, mit dem die Unveränderbarkeit nach § 146 Abs. 4 AO für einen ganzen Zeitraum gesichert wird. Der Stichtag ist ein Kalendertag und gilt einschließlich, festschreiben kannst du bis einschließlich gestern.

Die Festschreibung gilt je Objekt. Du kannst ein abgeschlossenes Objekt sperren und in den übrigen weiterarbeiten.

Ein einzelnes Objekt

Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Objekt. Oben stehen sein Name und der aktuelle Stand, daneben wählst du einen Stichtag und schreibst nur dieses Objekt fest. Darunter steht das Protokoll.

Jede Festschreibung und jede Entsperrung wird dauerhaft protokolliert, mit Datum und Person, die Entsperrung zusätzlich mit ihrer Begründung. Eine Entsperrung ist damit möglich, aber nie unsichtbar, und das ist der Punkt: ein nachträglich geöffneter Zeitraum ist etwas, das ein Prüfer sehen können muss.

Was danach mit Korrekturen passiert

Findest du nach der Festschreibung einen Fehler, korrigierst du in der offenen Periode. Für Buchungen auf Sachkonten steht dafür in den Details der Buchung Über offene Periode korrigieren: das Buchungsdatum liegt in der offenen Periode, das Leistungsdatum bleibt im alten Zeitraum. So bleibt die abgeschlossene Periode unberührt, und die Korrektur ist trotzdem der richtigen Leistung zugeordnet.

Hängt an der falschen Buchung ein Bankumsatz, klär das besser vor dem Festschreiben. Ein Storno gibt den Umsatz zwar frei, eine neue Zuordnung würde aber am Umsatzdatum in der festgeschriebenen Periode buchen und wird abgelehnt. Dann bleibt nur die protokollierte Entsperrung.

Wann festschreiben

Ab Mitte Januar erinnert Verwaltio in den Benachrichtigungen, wenn Objekte mit Buchungen des Vorjahres noch offen sind. Ist die Abrechnung eines Objekts fertig, kommt ein eigener Hinweis, dass sich das Jahr jetzt festschreiben lässt. Beide führen direkt in diese Übersicht.

Schreib nicht am 31. Dezember fest, sondern wenn Kontoauszüge, späte Rechnungen und die Betriebskosten- oder Jahresabrechnung gebucht sind. Rechnungen mit Leistung im alten Jahr kommen erfahrungsgemäß bis weit in den Januar. Wer Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgibt, schreibt den Monat am besten fest, sobald die Meldung raus ist.

Wie es weitergeht

• Eine Buchung stornieren beschreibt, wie Korrekturen gebucht werden.
• DATEV-Export kennzeichnet, ob ein Zeitraum vorläufig oder endgültig ist.