Offene Posten

Ein offener Posten ist eine Forderung oder Verbindlichkeit, die noch nicht ausgeglichen ist. Die Liste beantwortet zwei Fragen auf einmal: Wer schuldet uns Geld, und wem schulden wir welches.

Die drei Seiten

Öffne Buchhaltung, Blatt Offene Posten. Oben links wählst du das Objekt. Drei Reiter trennen die Richtungen: Debitoren Mieter, Debitoren Eigentümer und Kreditoren.

Was eine Zeile zeigt

Die Zeile nennt die Belegnummer, den Posten mit Partei und Einheit, das Fälligkeits- und das Buchungsdatum, dann drei Beträge: Betrag ist die ursprüngliche Forderung, Ausgeglichen das, was schon darauf gebucht wurde, Offen der Rest. Rechts steht, seit wie vielen Tagen die Fälligkeit vorbei ist.

Eine Zeile mit 1.290 € Forderung, 471 € ausgeglichen und 819 € offen ist eine Teilzahlung. Der Posten bleibt bestehen, bis der Rest kommt, und mahnt sich auch nur über den Rest.

Unten steht die Gesamtsumme, getrennt nach „offen" und „davon überfällig". Der Unterschied ist wichtig: Eine Forderung, die erst morgen fällig ist, ist offen, aber niemand ist im Verzug.

Wie Zahlungen verrechnet werden

Zahlt jemand weniger als geschuldet, entscheiden zwei Regeln, worauf das Geld geht. Welcher Monat: nennt der Verwendungszweck einen Monat, wird dieser getilgt, sonst die älteste offene Forderung; beim WEG-Hausgeld immer die älteste. Damit wächst der Rückstand nicht still an, weil jemand immer nur die laufende Miete zahlt. Welcher Teil zuerst: das legt die Verbuchungsreihenfolge unter Einstellungen → Rechnungswesen fest. Voreingestellt ist sie nach § 367 BGB: erst Mahngebühren, Rücklastschrift-Gebühren und Zinsen, dann Betriebs- und Heizkosten, die Kaltmiete zuletzt. Per Ziehen lässt sie sich ändern.

Woher offene Posten kommen

Neue Posten entstehen durch Sollstellungen, durch Ausgangsrechnungen und durch Mahngebühren. Auf der Kreditorenseite entstehen sie aus Belegen, die gegen den Lieferanten gebucht wurden. Ein Beleg, der direkt gegen die Bank gebucht wurde, erzeugt keinen offenen Posten, weil er im selben Moment bezahlt ist.

Ein leerer Kreditoren-Reiter heißt nicht, dass keine Rechnungen offen sind. Er heißt, dass alle Belege dieses Objekts direkt gegen die Bank gebucht wurden. Was wirklich noch zu zahlen ist, steht dann im Blatt Belege unter „Unbezahlt".

Wie es weitergeht

• Mahnwesen nimmt sich die überfälligen Posten vor.
• Summen und Salden zeigt dieselben Beträge je Konto.
• Das Personenkonto zeigt sie je Partei.