Verwaltio

Nummernkreise

In diesem Artikel legst du fest, wie die Nummern deiner Rechnungen und Abrechnungen aussehen und wann der Zähler neu beginnt.

Jeder Beleg, der das Haus verlässt, braucht eine Nummer, und sie muss einmalig und fortlaufend sein (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Wie sie aussieht, bestimmst du selbst, einmal je Belegart.

Wo die Kreise liegen

Öffne Einstellungen → Rechnungswesen → Nummernkreise. Jede Belegart hat ihren eigenen Block, und rechts oben steht jeweils die nächste Nummer, die vergeben würde.

Die Nummernkreise mit Präfix, Format, Stellenzahl und Zähler je Belegart

Es gibt Kreise für die Ausgangsrechnung, das Verwalterhonorar, die Gutschrift und die Abrechnung. Getrennte Kreise sind kein Luxus: eine Gutschrift ist das Storno einer Rechnung und darf deren Nummernfolge nicht durchbrechen.

Die vier Felder

  • Präfix: das Kürzel am Anfang, etwa RE, HON oder GS.
  • Format: der Bauplan der Nummer. Verfügbar sind {PRAEFIX}, {JAHR}, {JAHR2} für die zweistellige Jahreszahl, {NR} und {OBJEKT}.
  • Stellen der Nummer: auf wie viele Stellen der Zähler aufgefüllt wird. Bei 4 wird aus der ersten Nummer 0001.
  • Zähler: der aktuelle Stand. Er lässt sich setzen, wenn du eine Nummernfolge aus der Vorverwaltung fortführst.

Der Jahreswechsel

Der Schalter Zum Jahreswechsel wieder bei 1 beginnen ist der Normalfall. Damit die Nummer trotzdem eindeutig bleibt, muss das Jahr im Format stehen. Unter jedem Block zeigt Verwaltio deshalb, wie die erste Nummer im Januar aussehen wird.

Was die Kreise nicht betreffen

Objekt-, Einheiten- und Personenkontonummern laufen nicht über diese Kreise. Sie hängen an den Stammdaten und ändern sich nicht, wenn du hier etwas umstellst.

Ändere Präfix oder Format nur zum Jahreswechsel. Mitten im Jahr entstehen sonst zwei Nummernstile im selben Kreis, und bei einer Prüfung ist als Erstes zu erklären, warum die Folge einen Bruch hat.

Wie es weitergeht