DATEV-Export

Der Steuerberater arbeitet in DATEV, du arbeitest in Verwaltio. Statt Ausdrucke und Belege zu schicken, exportierst du das Buchungsjournal eines Objekts im DATEV-Format, das die Kanzlei direkt einliest, auf Wunsch zusammen mit den Belegen.

Einmal einrichten: der DATEV-Mandant

Öffne Buchhaltung, Blatt DATEV, und wähle das Objekt. Unter der Auswahl steht der Bereich DATEV-Mandant. Die Beraternummer und die Mandantennummer vergibt die Kanzlei, ohne sie nimmt DATEV keinen Stapel an. Dazu kommen der Monat, in dem das Wirtschaftsjahr beginnt, und auf Wunsch eine Kostenstelle, die in jeder Buchungszeile mitgeht.

Führt die Kanzlei alle deine Objekte unter derselben Nummer, schaltest du als Standard für alle Objekte ein. Objekte ohne eigene Angabe übernehmen dann den Standard, ein einzelnes Objekt mit eigenem Eigentümer bekommt seine eigene Mandantennummer.

Die Kontonummern des Steuerberaters

Verwaltio bucht auf seinen eigenen Kontonummern. Arbeitet die Kanzlei mit SKR 03 oder SKR 04, hinterlegst du ihre Nummern einmal im Kontenrahmen: unter Einstellungen, Rechnungswesen, Standard-Kontenrahmen in der Spalte DATEV-Konto, dazu über den Knopf DATEV die Sachkontenlänge ihres Mandanten, etwa 6 Stellen. Der Export übersetzt jede Buchung in diese Nummern, auch Buchungen von früher. Personenkonten für Mieter, Eigentümer und Lieferanten bekommen automatisch eine Stelle mehr, so verlangt es DATEV.

Die Vorschau

Sobald Objekt und Zeitraum gewählt sind, rechnet Verwaltio den Export durch, ohne etwas herunterzuladen: Buchungen, Volumen, Personenkonten, Belege und der Status. Darunter stehen Zeitraum, Beginn des Wirtschaftsjahrs, Kontenrahmen und Sachkontenlänge.

Fehlt etwas, das DATEV zwingend braucht, etwa die Mandantennummer, steht es unter Vor dem Export zu klären, und die Downloads bleiben gesperrt. Hinweise sperren nichts: dort steht etwa, welche Belege keine Datei haben und deshalb im Paket fehlen. Konten ohne hinterlegte DATEV-Nummer listet die Vorschau einzeln auf.

Die drei Dateien

• Buchungsstapel ist die Datei mit allen Buchungen des Zeitraums.
• Personenkonten liefert Namen und Anschriften der Mieter, Eigentümer und Lieferanten, deren Konten im Stapel vorkommen.
• ZIP mit Belegen enthält den Buchungsstapel und dazu die Belegbilder: Eingangsrechnungen und die PDFs deiner Ausgangsrechnungen, jeweils mit ihrer Buchung verknüpft. Die Personenkonten lädst du zusätzlich einzeln herunter.

So liest die Kanzlei ein

Ohne Belege liest die Kanzlei Personenkonten und Buchungsstapel in DATEV über die Stapelverarbeitung ein, die Personenkonten zuerst. Mit Belegen wird das ZIP mit dem kostenlosen Programm DATEV Belegtransfer nach DATEV Unternehmen online übertragen; danach liest die Kanzlei die Personenkonten und den Buchungsstapel aus dem ZIP ein. Die Belege hängen dann an ihren Buchungen und lassen sich beim Steuerberater mit einem Klick öffnen. Enthält der Zeitraum keine Belegdatei, gibt es kein ZIP, dann reichen die beiden einzelnen Dateien.

Vorläufig oder endgültig

Steht der Status auf Vorläufig, ist der Zeitraum noch nicht festgeschrieben. Der Export funktioniert trotzdem, ist aber als vorläufig gekennzeichnet. Wer den endgültigen Stapel übergeben will, schreibt die Periode vorher fest.

Mehrere Objekte, ein Mandant

Gehören mehrere Objekte zum selben DATEV-Mandanten, fasst der Schalter Alle Objekte von Mandant … in einem Stapel sie zu einer Datei zusammen. Die Kostenstelle der Objekte hält die Buchungen beim Steuerberater auseinander.

Sprich die Datumsart einmal mit der Kanzlei ab und bleib dann dabei. Ein Wechsel zwischen Buchungs- und Abgrenzungsdatum mitten im Jahr führt dazu, dass einzelne Buchungen zweimal oder gar nicht übergeben werden.

Wie es weitergeht

• Kontenrahmen je Objekt zeigt, wo die DATEV-Nummern hinterlegt werden.
• Periodenabschluss macht aus einem vorläufigen einen endgültigen Stapel.
• Summen und Salden ist die Gegenprobe vor der Übergabe.