Versand und Dokumente
In diesem Artikel erzeugst du die Einzelabrechnungen, verschickst sie per Brief oder E-Mail und verfolgst die Zustellung.
Der letzte Abschnitt bringt die Abrechnung zum Mieter. Er führt eine Zeile je Vertragspartei, und in dieser Zeile steht alles, was danach noch gefragt wird: das Ergebnis, ob es gebucht ist und wann es zugestellt wurde.
Die Liste
Über der Tabelle steht der Stand, etwa „5 von 5 zugestellt · versendet am 15.03.2026".
Je Zeile: Mieter mit E-Mail-Adresse, Einheit, Saldo als Nachzahlung oder Guthaben, der Buchungsstand und die Zustellung mit Datum, Weg und der Einwendungsfrist.
Die Werkzeugleiste
Rechts oben stehen die Aktionen als Symbolknöpfe: Ergebnisse buchen, Vorauszahlungen anpassen, CSV-Export, Gesamtabrechnung des Objekts (alle Mieter-Abrechnungen nach Einheit sortiert in einem PDF, nur zum Herunterladen), die Optionen für diesen Lauf und PDFs erzeugen und ablegen. Daneben die beiden Versandknöpfe: Alle als Brief und Alle per E-Mail.
Die Optionen des Laufs
Unter dem Zahnrad steht, wie die PDFs aussehen: der Umfang der Abrechnung, ob Nullwerte gezeigt werden, ob die Umsatzsteuer ausgewiesen wird, dazu Ort, Datum und die Texte des Anschreibens. Die Einstellungen gelten für diesen Lauf; weicht etwas vom Standard ab, trägt der Knopf einen Punkt.
Der Weg zum Mieter
Je Mieter entscheidet der hinterlegte bevorzugte Zustellweg. Per E-Mail geht die Abrechnung als PDF-Anhang raus. Als Brief läuft über den Druckdienstleister, falls einer verbunden ist, sonst als Druckstapel. In beiden Fällen wird die Zustellung protokolliert, und genau dieses Protokoll ist der Nachweis für die Frist nach § 556 BGB.
Die Einwendungsfrist
Der Mieter hat nach § 556 Abs. 3 BGB zwölf Monate ab Zugang Zeit, Einwendungen zu erheben. Verwaltio rechnet das Datum aus und zeigt es in der Zustellungsspalte. Danach sind Einwendungen ausgeschlossen, es sei denn, der Mieter hat die Verspätung nicht zu vertreten.
Erzeuge die PDFs und lege sie ab, bevor du versendest. Dann liegt jede Einzelabrechnung in der Dokumentenablage des Objekts, und die Frage „was genau haben wir damals geschickt?" ist ein Jahr später mit einem Klick beantwortet.
Wie es weitergeht
- Nachzahlung und Guthaben buchen macht aus dem Saldo eine Forderung.
- Vorauszahlungen anpassen ist der übliche zweite Schritt.
- Die Dokumentenablage zeigt, wo die PDFs landen.