Prüfung und Freigabe

Vor der Freigabe steht die Frage, ob die Abrechnung hält. Verwaltio beantwortet einen Teil davon selbst, den Rest musst du beantworten. Nach der Freigabe ist die Abrechnung gesperrt, und das ist Absicht.

Die vier Kennzahlen

Oben stehen Abrechnungszeitraum, umlegbare Gesamtkosten mit dem tatsächlich umgelegten Betrag darunter, die Vorauszahlungen und die Zahl der Vertragsparteien mit der Aufteilung in Nachzahlung und Guthaben.

Die Prüfhinweise

Darunter listet Verwaltio, was auffällt, jeweils mit der Zahl der betroffenen Positionen. Typisch sind drei:

• Verbrauchsabrechnung ohne Zählerdaten: Positionen, die nach Verbrauch verteilt werden sollen, für die aber keine Stände vorliegen. Folge: § 12 HeizkostenV.
• CO₂-Aufteilung nicht aktiviert, obwohl Heiz- oder Warmwasserkosten erfasst sind.
• Positionen ohne hinterlegte Belegdatei: für die Belegeinsicht nach § 259 BGB sollte zu jeder Position eine Datei liegen.

Die Hinweise sind nach Schwere sortiert. Was in Rot steht, blockiert die Freigabe; ein Hinweis in Gelb lässt sich mit gutem Grund stehen lassen.

Die Vorprüfung

Der Knopf Vorprüfung starten geht weiter als die laufenden Hinweise: er prüft die Abrechnungsfrist nach § 556 BGB, die Umlagefähigkeit nach § 2 BetrKV, Verbrauchserfassung und Eichfristen, die CO₂-Pflicht, die Wirtschaftlichkeit, die Verjährung und die Abweichungen zum Vorjahr. Die Saldo-Prüfung nennt die auf die Mieter umgelegten Kosten, die Vorauszahlungen, die Nachzahlungen und die Guthaben. Es sind dieselben Zahlen wie unter Verteilung und auf den Mieter-Abrechnungen. Liegen die Vorauszahlungen um mehr als die Hälfte neben den Kosten, warnt sie: dann lohnt eine Anpassung nach § 560 Abs. 4 BGB. Mit KI-Zusammenfassung ergänzt eine Einschätzung mit Handlungsempfehlungen.

Freigeben

Die Freigabe macht aus dem Entwurf eine erstellte Abrechnung. Ab da sind Beträge, Zuordnungen und Sonderregelungen gesperrt, und in den anderen Abschnitten steht ein Hinweisbalken statt der Eingabefelder.

Nach dem Versand steht hier das Versanddatum. Eine Änderung verlangt dann das ausdrückliche Zurücksetzen in den Entwurf, und das ist die richtige Hürde: eine Abrechnung, die schon beim Mieter ist, ändert man nicht nebenbei.

Lass die Vorprüfung laufen, auch wenn keine roten Hinweise stehen. Sie fängt die Fälle ab, die man im Entwurf nicht sieht, etwa eine Kostensteigerung von 40 Prozent gegenüber dem Vorjahr. Nicht jede ist ein Fehler, aber jede ist eine Rückfrage wert, bevor sie vom Mieter kommt.

Wie es weitergeht

• Versand und Dokumente ist der letzte Abschnitt.
• Zählerwerte und Verbrauch löst den häufigsten Hinweis.
• Belegeinsicht für den Mieter zum Hinweis auf fehlende Belegdateien.