Verwaltio

Kosten und Belege

In diesem Artikel prüfst du, welche Kosten in die Abrechnung gehen, woher sie kommen und was die Kopfzahlen bedeuten.

Der erste Abschnitt eines Laufs beantwortet eine einzige Frage: Was kostet dieses Haus im Abrechnungsjahr, und wie viel davon dürfen die Mieter tragen? Die Zahlen kommen aus den gebuchten Belegen, du prüfst sie und greifst nur dort ein, wo etwas nicht stimmt.

Die Kopfzahlen

Ganz oben stehen fünf Werte, und zusammen erzählen sie die ganze Abrechnung:

Der Abschnitt Kosten und Belege mit den Kopfzahlen, den Hinweisen und der Kostenliste
  • Gesamtkosten mit der Zahl der Belege und Konten dahinter.
  • Umlegbar auf Mieter, der Teil, der in die Abrechnung geht.
  • Trägt der Eigentümer, der Rest: Instandhaltung, Verwaltung, Kleinreparaturen.
  • Nicht verteilt, falls Beträge in der Summe stehen, aber auf keiner Einheit landen. Diese Zahl sollte null sein.
  • § 35a EStG, der Lohnanteil für die Steuerbescheinigung des Mieters.

Die Hinweise darunter

Verwaltio prüft laufend mit und schreibt, was auffällt: eine Position, die nach Verbrauch verteilt werden soll, für die aber keine Zählerstände vorliegen; eine CO₂-Aufteilung, die seit 2023 Pflicht ist und noch nicht aktiviert wurde; ein Betrag, der keinem Verteilerschlüssel zugeordnet ist. Jeder Hinweis nennt die Zahl der betroffenen Positionen und was zu tun wäre.

Die Kostenliste

Die Tabelle gruppiert nach umlegbar auf Mieter und trägt der Eigentümer. Je Zeile stehen:

  • Konto und Bezeichnung, darunter die Nummer aus § 2 BetrKV.
  • Belege: wie viele Rechnungen den Betrag ergeben.
  • Umlegbar als Ja oder Nein.
  • Umlageschlüssel: der Schlüssel, den das Konto im Kontenrahmen trägt, etwa Wohnfläche Haus 17. Für diese Abrechnung lässt er sich durch einen anderen ersetzen; dann wird über das ganze Objekt verteilt. Mit Wie am Konto nimmst du die Wahl zurück.
  • Richtwert, der Betrag je Quadratmeter oder Einheit, damit man ein Ausreißerjahr sofort sieht.
  • Vorjahr zum Vergleich.
  • Aufteilung, Betrag und Herkunft („aus Belegen" oder von Hand gesetzt).

Eingreifen, wenn es sein muss

Über + Konto nimmst du eine Kostenart auf, zu der es keine Buchung gibt, etwa die Grundsteuer aus dem Bescheid. Über das Zeilenmenü überschreibst du einen Betrag oder benennst die Position um. Jede Abweichung vom gebuchten Betrag ist danach in der Spalte Herkunft sichtbar, damit sie nicht in Vergessenheit gerät.

Schau zuerst auf die Spalte Richtwert, nicht auf den Betrag. Ob 4.731 € Hausmeisterkosten viel sind, weiß niemand; dass sie 11,08 € je Quadratmeter ausmachen, während es im Vorjahr 8 € waren, sieht man sofort.

Wie es weitergeht