Was in eine Betriebskostenabrechnung gehört
In diesem Artikel erfährst du, welche Kosten umlagefähig sind, welcher Zeitraum gilt und bis wann die Abrechnung beim Mieter sein muss.
Eine Betriebskostenabrechnung ist keine Rechnung, sondern eine Abrechnung über Geld, das der Mieter schon gezahlt hat. Er leistet im Jahr Vorauszahlungen, am Ende wird gerechnet, und die Differenz geht in die eine oder die andere Richtung. Drei Dinge entscheiden darüber, ob sie hält: welche Kosten drinstehen, welcher Zeitraum gilt und wann sie beim Mieter ist.
Umlagefähig ist, was im Katalog steht
§ 2 der Betriebskostenverordnung zählt siebzehn Arten auf: Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung, Aufzug, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart, Gemeinschaftsantenne, Wäschepflege und die sonstigen Betriebskosten.
Verwaltio zeigt diese Zuordnung direkt an der Kostenart. Unter dem Namen steht die Nummer, etwa § 2 Nr. 10 bei der Gartenpflege oder § 2 Nr. 8 bei der Müllentsorgung.
Was nicht hineingehört
Instandhaltung und Instandsetzung. Die Reparatur einer Heizung ist keine Betriebskosten-Art, sondern Sache des Eigentümers, auch wenn sie im selben Jahr anfiel. Verwaltungskosten. Die Vergütung der Hausverwaltung ist in der Mietwohnung nicht umlagefähig, in der WEG dagegen Teil des Hausgelds. Einmalige Anschaffungen. Ein neuer Rasenmäher ist keine laufende Gartenpflege.
Die Kopfzeile der Abrechnung trennt das sichtbar: Umlegbar auf Mieter auf der einen Seite, Trägt der Eigentümer auf der anderen.
Der Zeitraum
Abgerechnet wird über zwölf Monate, in aller Regel das Kalenderjahr. Maßgeblich ist, wann die Leistung erbracht wurde, nicht wann die Rechnung kam. Die Dezember-Gartenpflege, die im Januar in Rechnung gestellt wird, gehört ins alte Jahr.
Die Frist
Nach § 556 Abs. 3 BGB muss die Abrechnung dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Für das Jahr 2025 heißt das: Zustellung bis zum 31.12.2026. Danach kann keine Nachzahlung mehr verlangt werden, ein Guthaben muss aber weiterhin ausgezahlt werden.
Die Übersicht nennt die Frist im Klartext und zeigt daneben, wie viele Objekte schon versendet und wie viele noch Entwurf sind.
Die Frist gilt für den Zugang, nicht für den Versand. Wer am 30. Dezember in die Post gibt, hat sie in aller Regel gerissen. Plane die letzten Abrechnungen eines Jahrgangs so, dass zwischen Versand und Silvester noch eine Woche liegt.
Wie es weitergeht
- Der Abrechnungs-Workspace zeigt, wo alle Abrechnungen stehen.
- Eine Abrechnung anlegen beginnt den Lauf.
- Umlagefähigkeit und Belege geht auf die einzelne Kostenart ein.