Bereiche und Abläufe

Ein Wasserschaden, eine strittige Rechnung und die Vorbereitung der Eigentümerversammlung sind alle drei Tickets, haben aber nichts miteinander zu tun. Verwaltio trennt sie in Bereiche und legt für die wiederkehrenden Fälle einen Ablauf darüber.

Die Bereiche

Im Ticket-Workspace stehen links unter Bereiche drei Gruppen: Instandhaltung, Buchhaltung und Interne Verwaltung. Dazu kommt Ohne Kategorie, der Rest-Eimer für Tickets ohne gepflegte Art. Der ist nicht schön, aber ehrlich: ohne ihn wären solche Tickets über die Leiste gar nicht erreichbar.

Die Abläufe

Ein Ablauf begleitet ein Ticket Schritt für Schritt: ein Hinweis, die passende Aktion und ein Haken, der sich selbst setzt, sobald das System den Schritt erkennt. Sie liegen unter Einstellungen → Tickets → Abläufe.

Was mitgeliefert wird

• Handwerkerauftrag: von der Aufnahme über Angebot und Beauftragung bis zur gebuchten Rechnung.
• Wasserschaden: Schadensbegrenzung, Ursache, Versicherung, Sanierung, in dieser Reihenfolge.
• Versicherungsfall: melden, belegen, regulieren.
• Heizungsstörung: schnell handeln, Minderung im Blick.
• Betriebskostenabrechnung und WEG-Jahresabrechnung als Jahresläufe.
• Zählerablesung, Zahlungsrückstand und Neuvermietung.

Jeder Ablauf nennt seine Schrittzahl und für welche Ticket-Arten er gilt. Anpassen rechts macht daraus deine Version.

Warum Abläufe helfen

Nicht wegen der Haken, sondern wegen der Reihenfolge. Beim Wasserschaden zuerst die Versicherung zu melden und danach abzudichten ist ein teurer Fehler, und der Ablauf sagt es einem, bevor man ihn macht.

Ein Ticket ohne Art landet in „Ohne Kategorie" und fällt aus jeder Auswertung. Wenn diese Zahl zweistellig wird, fehlt keine Kategorie, sondern eine Gewohnheit beim Anlegen.

Wie es weitergeht

• Tickets und Mängel verwalten für die tägliche Arbeit.
• Einen Handwerker beauftragen folgt dem ersten Ablauf.
• Automatische Tickets und Fristen erzeugt sie von selbst.