Mieteranfragen bearbeiten
In diesem Artikel bearbeitest du, was aus dem Portal hereinkommt, und machst daraus einen Auftrag.
Was ein Mieter im Portal meldet, ist noch kein Auftrag. Es ist eine Beobachtung, oft ohne Foto, manchmal ohne Stockwerk. Der Bereich Mieteranfragen hält diese Meldungen getrennt, bis aus ihnen ein Ticket mit Substanz geworden ist.
Das Board
Im Ticket-Workspace führt Mieteranfragen hinein. Vier Spalten: Offen, In Bearbeitung, Geplant und Erledigt.
Je Karte: der Titel, das Objekt und die Ticketnummer. Ein Pfeil an der Nummer zeigt die Priorität, das Sprechblasen-Symbol offene Nachrichten.
Der erste Schritt ist eine Antwort
Ein Mieter, der eine Anfrage stellt und drei Tage nichts hört, ruft an. Eine kurze Eingangsbestätigung mit einem realistischen Zeitrahmen spart mehr Zeit, als sie kostet, und lässt sich als Automation verschicken.
Aus einer Anfrage wird ein Auftrag
Vier Angaben fehlen fast immer und entscheiden darüber, ob ein Handwerker beim ersten Termin etwas ausrichten kann: wo genau, seit wann, was schon versucht wurde und ein Foto. Frag danach, bevor du beauftragst.
Dieselbe Meldung von drei Parteien desselben Hauses ist übrigens kein dreifacher Auftrag, sondern ein Hinweis auf ein Problem am Gemeinschaftseigentum.
Was der Mieter sieht
Der Status wandert ins Portal zurück. Wer eine Anfrage auf „In Bearbeitung" setzt, beantwortet damit die häufigste Rückfrage, ohne eine Mail zu schreiben.
Verschieb eine Anfrage erst dann nach „Geplant", wenn ein Termin steht. „Geplant" ohne Datum ist für den Mieter dasselbe wie „Offen", nur dass er glaubt, es passiere etwas.
Wie es weitergeht
- Einen Handwerker beauftragen ist der nächste Schritt.
- Was Mieter im Portal sehen zeigt die andere Seite.
- Tickets und Mängel verwalten für die Grundlagen.