Einen Handwerker beauftragen
In diesem Artikel erteilst du einen Auftrag, holst die Rückmeldung ein und ordnest die Rechnung zu.
Ein Auftrag an einen Handwerker ist der Punkt, an dem aus einer Meldung Geld wird. Von hier an geht es um drei Dinge: dass er kommt, dass du erfährst was war, und dass die Rechnung am richtigen Ticket landet.
Der Auftrag
Im Ticket führt der Ablauf Handwerkerauftrag durch neun Schritte, von der Aufnahme über Angebot und Beauftragung bis zur gebuchten Rechnung. Der Auftrag geht an einen Dienstleister aus deinen Kontakten, mit Objekt, Einheit, Beschreibung und, wenn vorhanden, dem Foto des Mieters.
Welcher Betrieb passt, hängt an zwei Angaben am Kreditor: seinen Gewerken und den Objekten, denen er zugeordnet ist. In der Handwerker-Auswahl des Tickets stehen die Betriebe des Objekts oben, und der KI-Assistent schlägt beim Beauftragen Betriebe vor, deren Gewerk zur Kategorie des Tickets passt. Wie du beides pflegst, steht unter Kreditor anlegen und zuordnen.
Die Rückmeldung
Damit du nicht hinterhertelefonieren musst, kann der Handwerker selbst zurückmelden. Wie das aussieht, stellst du unter Einstellungen → Tickets → Handwerker-Rückmeldungen ein. Die Einstellung gilt für das ganze Konto; ändern dürfen sie die Inhaberin oder der Inhaber und Team-Administratoren.
Er bekommt einen Link, braucht kein Konto in Verwaltio und meldet zurück, was er getan hat, wann er wiederkommt oder was fehlt. Die Rückmeldung landet am Ticket.
Der Zugang zur Wohnung
Der häufigste Grund für einen vergeblichen Termin ist, dass niemand da war. Kläre vor der Beauftragung, wie der Handwerker hineinkommt: Termin mit dem Mieter, Schlüssel aus dem Schlüsselmanagement, oder Hausmeister vor Ort. Eine Schlüsselausgabe gehört ins Schlüssel-Inventar, sonst weiß niemand, wer ihn hat.
Die Rechnung
Kommt die Rechnung, wird sie als Beleg erfasst und dem Ticket zugeordnet. Damit steht am Ticket, was die Sache gekostet hat, und am Beleg, wofür er war. Ohne diese Verknüpfung ist bei der nächsten Abrechnung nicht mehr feststellbar, ob die 1.300 € Instandhaltung oder umlagefähige Kleinreparatur waren.
Nenn im Auftrag eine Kostengrenze. „Bis 500 € ohne Rückfrage" erspart beiden Seiten den Anruf bei einer Kleinigkeit und schützt vor der Rechnung, die dreimal so hoch ausfällt wie gedacht.
Wie es weitergeht
- Einen Beleg erfassen für die Rechnung.
- Das Schlüssel-Inventar für den Zugang.
- Bereiche und Abläufe für den Ablauf dahinter.