Automatische Tickets und Fristen

Die Heizungswartung im September, die Rauchmelderprüfung im Frühjahr, die Zählerablesung im Dezember: Aufgaben, die jedes Jahr kommen und jedes Jahr vergessen werden, wenn sie niemand aufschreibt. Automatische Tickets schreiben sie auf.

Automatische Tickets

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Eine Regel besteht aus einem Anlass und einem Zeitpunkt. Der Anlass kann ein Datum sein (jährlich zum 1. September), eine Frist an einem Datensatz (30 Tage vor Ablauf einer Prüfung) oder ein Ereignis (ein Mietverhältnis endet).

Woher die Fristen kommen

Verwaltio kennt viele Fristen schon, weil sie an den Daten hängen: die Eichfrist eines Zählers, das Prüfintervall einer Anlage, das Ende eines Vertrags, die Kündigungsfrist eines Verwaltervertrags, der Ablauf einer Versicherung. Eine Regel muss diese Daten nicht wiederholen, sie hängt sich an sie.

SLA-Fristen

Daneben steht SLA-Fristen: wie schnell ein Ticket bearbeitet sein soll. Die Fristen gelten für das ganze Konto, ändern dürfen sie deshalb nur die Inhaberin oder der Inhaber und Team-Administratoren.

Zwei Zeiten je Priorität: bis wann reagiert und bis wann gelöst sein muss. Ein Heizungsausfall im Januar hat eine andere Reaktionszeit als ein klemmendes Fenster im Mai. Wird eine Frist gerissen, eskaliert das Ticket.

Warum beides zusammengehört

Automatische Tickets sorgen dafür, dass eine Aufgabe entsteht. SLA-Fristen sorgen dafür, dass sie bearbeitet wird. Ohne das erste vergisst man die Wartung, ohne das zweite liegt sie drei Monate im Board.

Setz den Vorlauf großzügig. Ein Ticket „Heizungswartung" vier Wochen vor dem Termin lässt sich planen; eines am Tag der Fälligkeit ist bereits ein Problem, weil kein Handwerker so kurzfristig kommt.

Wie es weitergeht

• Prüfungen und Fristen liefert die Anlässe.
• Bereiche und Abläufe für die Bearbeitung.
• Benachrichtigungen einstellen für die Erinnerung.